10 Bước Triển Khai Phần Mềm Quản Lý Trang Trại Thành Công
Việc triển khai phần mềm quản lý trang trại (FMS) cho các doanh nghiệp trong chuỗi giá trị nông nghiệp và thực phẩm thường là các dự án lớn hơn với mục tiêu chiến lược là tác động đến cách sản xuất lương thực. Nghe thống kê rằng hơn 30% các dự án phần mềm đã ký kết bị hủy bỏ trước khi chúng được hoàn thành (Nguồn: Báo cáo của Standish) thật đáng kinh ngạc.
Để đảm bảo một dự án FMS đang diễn ra theo đúng kế hoạch, đây là một số bài học quan trọng mà các công ty cần xem xét:
- Đặt kỳ vọng kinh doanh phù hợp từ một dự án FMS
Cả công ty FMS và công ty triển khai giải pháp FMS cần thống nhất về các mục tiêu chính trước khi dự án bắt đầu. Việc triển khai giải pháp FMS giải quyết rất nhiều thách thức mà các công ty làm việc với nông dân và nhà sản xuất gặp phải, một số thách thức trong số đó là cải thiện KPI của chuỗi giá trị, lợi nhuận, truy xuất nguồn gốc và tập trung dữ liệu. Những kỳ vọng rõ ràng giúp cả hai bên tập trung vào thành công của dự án, nhắc nhở họ vấn đề họ đang giải quyết là gì và nó mang lại giá trị gì.
- Tiêu chuẩn so với nhu cầu cụ thể của công ty
FMS giúp lập kế hoạch, giám sát và phân tích tất cả các hoạt động mà nhà sản xuất và nông dân thực hiện, nó không thay thế hệ thống CRM, phần mềm kế toán hoặc phần cứng và vai trò của nó không phải là một giải pháp tối ưu duy nhất cho mọi nhu cầu của khách hàng, mà là một nền nông nghiệp kỹ thuật số trung tâm nền tảng tích hợp tất cả các giải pháp và dữ liệu Agtech ở một nơi. Một FMS cũng cộng tác với các hệ thống kinh doanh hiện có của công ty (ERP, kế toán, CRM…), nghĩa là các nhu cầu cụ thể của công ty có thể được đáp ứng thông qua các tích hợp khác nhau với các giải pháp chuyên biệt của bên thứ 3 hoặc các tùy chỉnh FMS (điều quan trọng là phải được thông báo và hiểu chi phí của cả hai).
- Làm rõ phạm vi dự án dựa trên kỳ vọng
Xác định đúng giải pháp giải quyết các kỳ vọng kinh doanh là chìa khóa. Gói giải pháp bao gồm giải pháp FMS, tùy chỉnh, hệ thống bên thứ 3 và tích hợp. Xác định phạm vi dự án giúp tập trung vào các ưu tiên trong giai đoạn nghiên cứu FMS và quan trọng nhất là trong toàn bộ thời gian của quá trình triển khai.
- Cách tiếp cận theo từng giai đoạn
Việc cố gắng triển khai một giải pháp lý tưởng ngay lập tức thường gặp phải rào cản không phải từ phía giải pháp mà từ phía quản lý thay đổi trong công ty, do khả năng thực thi của nguồn lực nội bộ và cố gắng triển khai quá nhiều thứ mới cùng một lúc. Các công ty đã triển khai thành công giải pháp FMS đã thực hiện các bước sau:
- xác định mức độ ưu tiên cho tất cả các yêu cầu
- xác định các giai đoạn có thể quản lý được tổ chức theo mức độ ưu tiên của yêu cầu
- xác định các mốc thời gian và mốc thời gian.
Theo đuổi toàn bộ phạm vi dự án cùng một lúc dẫn đến thất bại vì không thể quản lý được.
- Ban lãnh đạo cấp cao ra quyết định chiến lược mạnh mẽ và phổ biến cho mọi người
Quản lý thay đổi không thể được thực hiện nếu không có quyết định mạnh mẽ từ ban lãnh đạo cao nhất và không có mọi người biết tại sao dự án lại quan trọng đối với công ty. Thay đổi bắt đầu từ cấp trên và sự quyết tâm của ban lãnh đạo cao nhất cũng như sự tài trợ trực tiếp cho dự án của một Thành viên Hội đồng quản trị, góp phần đáng kể vào việc đảm bảo thực hiện thành công dự án.
- Quản lý dự án
Các dự án triển khai FMS có nhiều bước, giai đoạn và phân phối. Đó là lý do tại sao phải có một người chịu trách nhiệm từ cả hai bên, người sẽ theo dõi tiến độ, thảo luận nội bộ về tất cả các ý tưởng và các bước, tổ chức các cuộc họp nhóm, cung cấp tóm tắt/cập nhật và là đầu mối liên lạc trung tâm.
- Họp khởi động
Tổ chức một cuộc họp khởi động tốt với sự tham gia của tất cả các bên liên quan chính từ cả hai bên, từ ban lãnh đạo cao nhất đến nhân viên điều hành chủ chốt là một bước khởi đầu tuyệt vời cho dự án.
Trong cuộc họp này, quản lý cấp cao nên xác định trọng tâm rõ ràng của dự án, kỳ vọng và tầm quan trọng tổng thể đối với doanh nghiệp và người quản lý dự án nên giải thích tất cả các giai đoạn, các mốc quan trọng và các bước hành động đầu tiên.
- Nhà vô địch FMS nội bộ
Nhận biết nhân viên nội bộ nào của công ty (nhà vô địch FMS nội bộ) sẽ được đào tạo để trở thành trung tâm tri thức trong công ty là điều quan trọng để xây dựng niềm tin trong nhóm và khuyến khích họ rằng họ có khả năng thực hiện dự án. Một cách tiếp cận tuyệt vời là sử dụng phương pháp “đào tạo người huấn luyện” để giáo dục tất cả các bên liên quan trong công ty.
- Họp ban chỉ đạo định kỳ
Mọi người cần phải ở trên cùng một trang. Đảm bảo các cuộc họp hai tuần/tháng sẽ giúp kiểm soát việc thực hiện dự án và khả năng giải quyết các thách thức kịp thời, cập nhật tất cả các bên liên quan và tránh thông tin sai lệch.
- Đối tác FMS đáng tin cậy
Những điều quan trọng cần lưu ý khi tìm kiếm đối tác nhà cung cấp FMS là tìm một đối tác đáng tin cậy với nhiều bí quyết, kinh nghiệm, người hiểu chuỗi giá trị, người có khả năng cung cấp giải pháp tích hợp và dành riêng một Tài khoản Quản lý để hỗ trợ mọi người liên tục.
Ngày nay, sẽ rất tốn kém nếu không có giải pháp quản lý trang trại CNTT, nhưng đồng thời, có thể tốn gấp đôi khoản đầu tư nếu các công ty chọn sai đối tác để làm việc hoặc thậm chí tệ hơn, phạm sai lầm dẫn đến thất bại của dự án.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các dự án triển khai AGRIVI, hãy liên hệ với chúng tôi.
