3 quyết định quan trọng để triển khai phần mềm quản lý trang trại thành công
Trong sáu năm qua, các trang trại quy mô lớn đã trở thành một trong những phân khúc khách hàng chính của chúng tôi, vì mức độ phức tạp trong hoạt động và rủi ro mà họ cần xử lý là cao nhất. Kinh nghiệm chúng tôi thu thập được thông qua công việc với các trang trại quy mô lớn từ 2.000 ha đến hơn 50.000 ha cho phép chúng tôi xác định các mô hình ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc triển khai phần mềm quản lý trang trại (FMS) và có thể quyết định sự thành công của nó. Trong bài viết này, tôi sẽ cố gắng chia sẻ ba quyết định cần được đưa ra và quyết định đó ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai FMS.
Quyết định #1: Tài trợ mạnh so với Dùng thử
Quyết định triển khai phần mềm quản lý trang trại trên một trang trại quy mô lớn là một quyết định sẽ xác định sự hỗ trợ của phần mềm cho toàn bộ hoạt động của trang trại trong ít nhất 5-10 năm tới. Một quyết định lớn như vậy cần được sự quan tâm đúng mức của ban quản lý và/hoặc chủ trang trại, tùy thuộc vào mức độ tham gia của họ vào quá trình ra quyết định. Chúng tôi đã chứng kiến những bước khởi động dự án mạnh mẽ và chỉ đạo dự án chất lượng cao, nơi ban quản lý cung cấp tài trợ dự án mạnh mẽ và tận tâm như một dấu hiệu cho tất cả nhân viên rằng phần mềm quản lý trang trại đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của họ và đưa ra những thông điệp rõ ràng và mạnh mẽ dẫn đến kết quả là tất cả nhân viên đều sử dụng phần mềm nhanh hơn và mượt mà hơn nhiều.
Chúng tôi cũng đã trải nghiệm một số dự án mà ban lãnh đạo quyết định triển khai phần mềm quản lý trang trại với thiện chí bắt kịp xu hướng chuyển đổi số nhưng lại có cách tiếp cận mềm mỏng trong giao tiếp với nhân viên như “Hãy dùng thử và chúng ta sẽ thấy nó sẽ diễn ra như thế nào, liệu nó có hữu ích cho chúng ta hay không”. Nếu người quản lý/chủ sở hữu không hoàn toàn tin rằng phần mềm quản lý trang trại sẽ đóng vai trò là xương sống của hoạt động trang trại và cung cấp thông tin chuyên sâu quan trọng, thì sẽ có rất ít nhân viên trong công ty có suy nghĩ khác và tham gia nỗ lực cần thiết để điều chỉnh phần mềm như một công cụ hoạt động hàng ngày. Ngay cả khi người quản lý hoàn toàn bị thuyết phục về đề xuất giá trị và lợi ích, nhưng theo cách tiếp cận mềm mỏng, nhân viên trong trang trại thường không muốn thay đổi cách làm việc nếu họ không cần thiết và cách tiếp cận “Hãy thử” mở ra không gian cho lời bào chữa. Những cách tiếp cận mềm mỏng như vậy thường dẫn đến thất bại của dự án và là một quyết định quản lý tồi.
Mọi triển khai nên được bắt đầu với sự tài trợ mạnh mẽ của ban quản lý và sự hiểu biết rõ ràng về đề xuất giá trị và tất cả các lợi ích mà công ty sẽ có được từ phần mềm quản lý trang trại, điều này cũng cần được truyền đạt tới tất cả các bên liên quan.
Quyết định #2: Mua so với Xây dựng
Các trang trại thường có xu hướng nghĩ rằng họ sẽ đầu tư ít hơn nếu họ sử dụng một phần mềm quản lý trang trại riêng biệt sẽ được điều chỉnh chính xác theo nhu cầu của họ thay vì chọn một trong những sản phẩm phần mềm quản lý trang trại có sẵn trên thị trường thường xuất hiện trên mô hình kinh doanh đăng ký . Người ta có thể lập luận rằng đó là một câu hỏi về ROI để có được giải pháp phù hợp và tôi hoàn toàn đồng ý – thực sự là như vậy.
Khoảng 50% trang trại quy mô lớn mà chúng tôi hợp tác đã thay thế FMS cũ của họ bằng sản phẩm FMS của chúng tôi. Một lý do phổ biến là họ muốn tránh xa các giải pháp được thiết kế riêng, trong đó mọi đổi mới cần được đặt hàng và tài trợ bởi họ, điều này khiến tổng chi phí sở hữu (TCO) quá cao. Ngoài ra, do công nghệ xây dựng giải pháp bespoke không được duy trì và nâng cấp liên tục nên nó sẽ bị loại bỏ dần sau vài năm, khiến việc nâng cấp thêm ít khả thi hơn và lại quá tốn kém. Hoạt động kinh doanh cốt lõi của một trang trại không phải là nghĩ đến việc đổi mới và duy trì FMS, mà là liên tục nhận được sự đổi mới từ một công ty FMS chuyên biệt. Đổi mới liên tục và TCO thấp hơn là những lý do chính khiến chúng tôi thấy ngày càng có nhiều trang trại quy mô lớn hướng tới các nền tảng FMS có sẵn trên thị trường.
Các trang trại thường rơi vào cái bẫy rằng các quy trình của họ rất khác biệt và cụ thể so với các trang trại khác. Một sự tương tự tốt cho những tình huống này là triển khai ERP. Khi triển khai hệ thống ERP vào một tổ chức, mục tiêu không chỉ là nhận được hỗ trợ phần mềm mới mà còn sử dụng điều này như một cơ hội để sắp xếp các quy trình của tổ chức với các quy trình chung được chấp nhận trong ngành. Các nền tảng FMS hiện có trên thị trường thường cung cấp mức độ linh hoạt khá cao để theo dõi các quy trình trang trại theo nhiều cách để phù hợp với phần lớn các trang trại. Điều quan trọng là khả năng tích hợp của nền tảng FMS tạo cơ hội kết nối nền tảng với hệ sinh thái các giải pháp phần mềm và phần cứng hiện có trong trang trại (ERP, máy móc, v.v.) và nếu thực sự có các quy trình cụ thể trong trang trại mà cần được duy trì, để có thể tích hợp giải pháp hỗ trợ các quy trình này với nền tảng FMS.
Quyết định #3: Sử dụng Tài nguyên Chính so với Số hóa Toàn bộ Quy trình
Các trang trại quy mô lớn thường tìm cách bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý trang trại bằng cách trao công cụ này cho các nhân viên chủ chốt, những người sẽ quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động. Thông thường, những nhân viên đó là động lực của công ty và bằng cách đặt tất cả gánh nặng của việc áp dụng và sử dụng FMS lên vai họ, họ chỉ đơn giản là nhận thêm công việc để làm thay vì hỗ trợ thêm để giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn và có được thông tin tốt hơn cho việc ra quyết định.
Nói chung, có ba quyết định khả thi về việc nhân viên sẽ sử dụng nền tảng FMS:
- Số hóa hoàn toàn các quy trình hoạt động tại trang trại và bao gồm tất cả nhân viên sử dụng FMS (từ người quản lý, nhà nông học đến người lái máy kéo). Đây phải là mục tiêu cuối cùng của mọi trang trại vì nó mang lại lợi ích chuyển đổi kỹ thuật số đầy đủ thông qua hiệu quả hoạt động cao hơn. Khả năng chuyển ngay sang tùy chọn này tùy thuộc vào khả năng nội bộ của công ty trong việc bắt đầu triển khai/áp dụng trên tất cả các lĩnh vực.
- Số hóa một đơn vị dọc (thường là một đơn vị sản xuất hoặc một địa điểm trang trại) bằng cách bao gồm tất cả các quy trình của đơn vị và bao gồm tất cả nhân viên của đơn vị, sau đó nhân rộng nó sang các đơn vị khác trong các giai đoạn tiếp theo. Tùy chọn này là tùy chọn tốt nhất nếu tùy chọn 1 không thể áp dụng ngay từ đầu vì nó đại diện cho cách tiếp cận theo từng đơn vị.
- Số hóa theo chiều ngang tất cả các đơn vị sản xuất, nhưng chỉ bao gồm các nhân sự chủ chốt như quản lý trang trại và nhà nông học từ các đơn vị đó. Lợi ích của phương pháp này là trang trại nhận được sự cải thiện ngay lập tức trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của trang trại, từ việc có được thông tin chi tiết tốt hơn để đưa ra quyết định tổng thể đến đơn giản hóa báo cáo truy xuất nguồn gốc cho các cơ quan chức năng và chứng nhận (GAP toàn cầu và tương tự). Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tùy chọn này thật cẩn thận để tránh gây quá tải cho các nhân viên chủ chốt của mình và chỉ sử dụng tùy chọn này như một giai đoạn tạm thời trước khi triển khai việc sử dụng FMS cho tất cả nhân viên.
Có nhiều quyết định quan trọng được đưa ra trong quá trình triển khai FMS ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai và áp dụng. Ba quyết định được đề cập trong bài viết này đại diện cho một số quyết định quan trọng mà chúng ta thường thấy ở các trang trại quy mô lớn và thực hiện sai bước ở đây thường có thể dẫn đến kết quả dự án không mong muốn.
Chúng tôi tin tưởng mạnh mẽ rằng việc triển khai FMS cần tạo ra ROI nhanh, vì vậy, việc chọn đúng nhà cung cấp phần mềm quản lý trang trại hiểu rõ các cơ hội thị trường địa phương và sẽ hướng dẫn trang trại quy mô lớn một cách cẩn thận trong khi quyết định cách tiếp cận phù hợp là quyết định lớn nhất và quan trọng nhất trang trại cần thực hiện.
AGRIVI là một trong những công ty cung cấp phần mềm quản lý trang trại hàng đầu thế giới hỗ trợ nông dân đạt được sản xuất cây trồng bền vững.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các dự án triển khai AGRIVI, hãy liên hệ với chúng tôi.
