Theo dõi chi phí trang trại: Quy mô sản xuất và giảm chi phí với phần mềm quản lý trang trại
Nông dân điều hành một hoạt động kinh doanh rất phức tạp. Các doanh nghiệp trang trại thành công sử dụng phần mềm quản lý trang trại (FMS) để theo dõi chi phí của họ, đưa ra các quyết định quản lý sáng suốt và mở rộng quy mô sản xuất trang trại của họ để cải thiện lợi nhuận.
Hàng ngày tại một trang trại, hàng trăm mẩu thông tin được tạo ra để đưa ra các quyết định quản lý trang trại. Cách nông dân giám sát và kiểm soát chi phí phát sinh với những quyết định đó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của trang trại.
Một hệ thống phần mềm quản lý trang trại (FMS) hiệu quả, như hệ thống quản lý trang trại của AGRIVI, giám sát tất cả thu nhập và chi phí của trang trại trong hoạt động của trang trại, giúp nông dân xác định các lĩnh vực cần tiết kiệm chi phí và cơ hội mở rộng quy mô và mở rộng hoạt động kinh doanh trang trại của họ. Các hệ thống FMS là một thành phần quan trọng trong cuộc cách mạng nông nghiệp kỹ thuật số, cho phép các hoạt động nông nghiệp sản xuất và có lợi nhuận cao hơn.
Chi phí trang trại điển hình là gì?
Có nhiều chi phí hoạt động được theo dõi trong phần mềm kế toán trang trại.
Vật tư nông nghiệp trả trước như hạt giống, vật nuôi, phân bón và các sản phẩm trồng trọt là chi phí điển hình hàng năm. Các chi phí khác bao gồm chi phí liên quan đến đất đai và cấu trúc kinh doanh trang trại, như thế chấp hoặc tiền thuê nhà; chi phí liên quan đến thiết bị nông nghiệp, bao gồm mua thiết bị, nhiên liệu và bảo trì; lao động nông trại hoặc dịch vụ hợp đồng; và các tiện ích cơ bản để vận hành một trang trại, bao gồm các dịch vụ điện, nước thải, điện thoại và internet.
Để có cái nhìn tổng quan về chi phí trang trại điển hình và cách Sở Thuế vụ (IRS) cho phép nông dân và người trồng trọt khấu trừ chi phí của họ vào thu nhập, hãy xem Ấn phẩm 225, Hướng dẫn Thuế Nông dân. Ấn phẩm 225 cũng bao gồm các hướng dẫn về cách nộp Bản khai F; biểu mẫu thuế bắt buộc của IRS dành cho các doanh nghiệp trang trại.
Chi phí biến đổi so với chi phí cố định trên trang trại
Đối với các doanh nghiệp trang trại, giống như bất kỳ doanh nghiệp nào, việc theo dõi và dự báo chi phí là điều cần thiết để hiểu được sự khác biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi.
Chi phí cố định hay chi phí cố định có xu hướng thay đổi rất ít theo thời gian và không thay đổi theo mức độ sản xuất. Chúng rất dễ dự báo và lập kế hoạch vì chúng sẽ không đổi. Chi phí biến đổi là chi phí sẽ không xảy ra nếu không có hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm đó. Như vậy, chúng có xu hướng khó dự đoán hơn và có thể thay đổi đột ngột so với giá thị trường hoặc nỗ lực hàng năm của tổ chức trang trại. Chi phí biến đổi khó lập kế hoạch hơn và có thể ảnh hưởng đến dòng tiền.
Chi phí cố định trong ngân sách trang trại
Chi phí cố định không bị ảnh hưởng bởi các quyết định ngắn hạn; nếu là một tài sản, chúng được chia theo tỷ lệ trong suốt thời gian tồn tại dự kiến của tài sản. Hầu hết các hoạt động trang trại đều có chi phí cố định bao gồm:
- Tiền thuế, tiền bảo hiểm và tiền lãi. Bao gồm thuế bất động sản và tài sản cá nhân, thanh toán bảo hiểm cho các tòa nhà và thiết bị và thanh toán lãi cho các khoản nợ dài hạn và chi phí bảo trì trang trại.
- Tài sản vốn. Chẳng hạn như máy móc, tòa nhà và thiết bị.
- Chăn nuôi gia súc, cây trồng lâu năm. Trong trường hợp chăn nuôi, đây sẽ là những động vật được sử dụng cho mục đích chăn nuôi để tạo ra sản phẩm (trong chăn nuôi bò và bê, bò sẽ là tài sản cố định), hoặc, trong trường hợp sản xuất cây lâu năm, giống như một quả táo vườn cây ăn trái hoặc trồng nho làm rượu vang.
Chi phí biến đổi trong ngân sách trang trại
Đó là nhiều chi phí biến đổi (còn được gọi là chi phí vận hành) được theo dõi trong hồ sơ lưu trữ của trang trại:
- Con giống hoặc vật nuôi (đối với hoạt động chăn nuôi ngắn hạn). Hạt giống được trồng trong năm đó, hoặc trong trường hợp chăn nuôi hàng năm, động vật — như mua gà con để nuôi gà thịt,
- Phân bón, thức ăn chăn nuôi, vật tư tiếp thị và thuốc bảo vệ thực vật. Tất cả các mặt hàng cần thiết trong mùa đó để sản xuất vụ mùa.
- Các khoản thanh toán tiền thuê và thuê và chi phí thiết bị. Chẳng hạn như chi phí thuê đất canh tác trong năm đó, thuê máy móc hoặc thiết bị và nhiên liệu, chi phí bảo trì và sửa chữa thiết bị.
Sử dụng phần mềm quản lý trang trại để theo dõi chi phí trang trại
Các hệ thống phần mềm quản lý trang trại (FMS) dựa trên đám mây rất có giá trị để lưu giữ hồ sơ trang trại về chi phí biến đổi và chi phí cố định.
Ví dụ, sổ sách kế toán tốt thông qua hệ thống FMS có thể giúp nông dân kiểm soát việc quản lý hàng tồn kho đầu vào và hóa chất của họ, cảnh báo họ về thời điểm tốt nhất để bổ sung hàng tồn kho dựa trên giá cả thị trường biến động và mức tồn kho hiện tại của họ so với nhu cầu dự kiến.
Hệ thống của AGRIVI là công cụ hoàn hảo giúp nông dân theo dõi chi phí và dự đoán chi phí bằng cách giám sát tất cả các chi phí liên quan đến việc vận hành trang trại của họ đồng thời phát hiện thêm các lĩnh vực tiết kiệm chi phí.
Một số công cụ hữu ích để theo dõi chi phí trang trại là gì?
Các công cụ để theo dõi chi phí trang trại đang phát triển nhanh chóng, với nhiều chương trình theo dõi chi phí và khoản phải thu dựa trên đám mây hiện có sẵn cho nông dân. Dưới đây là một số cách nông dân có thể theo dõi chi phí trang trại của họ.
- Trang tính Excel
Bảng Excel để theo dõi chi phí đã có từ lâu. Tuy nhiên, có sẵn các bảng excel được lập trình cho các hoạt động trang trại cụ thể — như doanh nghiệp chăn nuôi trang trại hoặc sản xuất cây trồng đặc sản. Những bảng tính này có giá trị hơn so với việc bắt đầu bằng một bảng tính chung vì chúng được định dạng với hầu hết các chi phí điển hình được thấy trong một doanh nghiệp trồng trọt hoặc chăn nuôi gia súc. Ngân sách doanh nghiệp có thể đặc biệt hữu ích vì chúng giúp người trồng trọt đánh giá chi phí và lợi nhuận của một doanh nghiệp nông nghiệp mới trước khi đầu tư vào đó.
- QuickBooks và các chương trình lập hóa đơn và kế toán chung tương tự
Quickbooks, Freshbooks hoặc các chương trình lập hóa đơn và kế toán chung khác có thể được sử dụng cho các doanh nghiệp trang trại. Chúng thường không tốn kém và dễ sử dụng. Tuy nhiên, mặc dù chúng thường bao gồm các tích hợp kế toán cơ bản như báo cáo chi phí, khoản phải thu, dòng tiền và chứng từ thuế, các chương trình kế toán chung thường không bao gồm các công cụ quản lý cụ thể hữu ích cho các doanh nghiệp trang trại và chăn nuôi gia súc.
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động tập trung vào trang trại
Có nhiều ứng dụng dành cho thiết bị di động tập trung vào các khía cạnh cụ thể của hoạt động trồng trọt và chăn nuôi gia súc. Chẳng hạn như công cụ quản lý hàng tồn kho ngũ cốc hoặc ứng dụng quản lý hoạt động chăn nuôi gia súc. Các ứng dụng này thường không bao gồm toàn bộ phạm vi kinh doanh trang trại và phải được kết hợp với các công cụ khác để có bức tranh toàn cảnh về chi phí và lợi nhuận của trang trại. Có nhiều ứng dụng và công cụ riêng biệt để quản lý có thể gây cồng kềnh và tốn thời gian, đồng thời chúng thường không tích hợp tốt với nhau, yêu cầu nhập dữ liệu kép.
- Phần mềm quản lý trang trại
Hệ thống phần mềm quản lý trang trại (FMS) thường có sẵn dưới dạng ứng dụng dành cho thiết bị di động. Sự khác biệt trong các hệ thống phần mềm dành riêng cho hoạt động canh tác là chúng là công cụ quản lý toàn trang trại chứ không dành riêng cho các khu vực cụ thể trong trang trại. Phần mềm của AGRIVI ghi lại và lưu trữ dữ liệu trang trại, phân tích các hoạt động trang trại, giám sát chi phí lao động và quản lý lực lượng lao động, theo dõi chi phí kinh doanh trang trại, ngân sách và lợi nhuận cũng như kiểm soát việc tích hợp tự động hóa nhiệm vụ trang trại, chẳng hạn như kiểm soát tưới tiêu.
Câu hỏi thường gặp
Thẻ tín dụng có thể được sử dụng với phần mềm quản lý trang trại không?
Có, miễn là hệ thống có khả năng tích hợp cho phép thẻ tín dụng. Nhưng hầu hết các hệ thống phần mềm đều cho phép sử dụng thẻ tín dụng để thanh toán hóa đơn.
Loại chức năng nào là quan trọng trong Hệ thống phần mềm quản lý trang trại?
Hãy tìm một hệ thống phần mềm tập trung vào cấp độ vận hành trang trại mà doanh nghiệp của bạn đang hoạt động. Ví dụ: bạn đang điều hành một trang trại nhỏ, trang trại quy mô lớn, doanh nghiệp trang trại có nhiều địa điểm hoặc doanh nghiệp thực phẩm cần trợ giúp quản lý chuỗi cung ứng trong các hoạt động trang trại khác nhau? Một hệ thống FMS cũng sẽ dễ dàng hơn cho việc nhập và tích hợp dữ liệu với tài khoản ngân hàng của bạn.
Tôi Có Thực Sự Cần Phần Mềm Quản Lý Trang Trại Không?
Tổ chức trang trại sẽ chỉ thành công khi họ lưu giữ các hồ sơ và cách họ kết hợp các hồ sơ đó vào các quyết định quản lý của mình. Các hoạt động trang trại và chăn nuôi gia súc là duy nhất so với nhiều doanh nghiệp khác vì mức độ thay đổi cao trong chu kỳ sản xuất của họ. Theo dõi và hiểu dữ liệu trang trại cũng có thể dẫn đến năng suất tốt hơn và tính bền vững tại trang trại.
Phần mềm quản lý trang trại (FMS) như AGRIVI cung cấp một công cụ phù hợp cho nông dân và người trồng trọt bằng cách theo dõi chi phí và lợi nhuận. AGRIVI là giải pháp một cửa cho sổ sách kế toán trang trại, phân tích đồng ruộng, sản xuất cây trồng, quản lý đơn đặt hàng công việc và nhiều nhu cầu mà nông dân và người trồng trọt trải nghiệm hàng ngày.
