Thu hồi sản phẩm: Hướng dẫn quản lý từng bước cho nông dân và công ty thực phẩm

Một cuộc khảo sát năm 2012 ước tính rằng các công ty thực phẩm Hoa Kỳ đã kiếm được trung bình 10 triệu đô la chỉ bằng chi phí trực tiếp cho những thứ như hậu cần thu hồi và xử lý sản phẩm. 18% trong số các công ty đó cho biết họ đã chi khoảng 30 và 99 triệu đô la cho chi phí thu hồi trực tiếp và 5% cho biết họ đã trải qua các đợt thu hồi vượt quá 100 triệu đô la. Không được báo cáo là các chi phí gián tiếp, chẳng hạn như mất doanh số bán hàng, thiệt hại cho danh tiếng của công ty hoặc phí pháp lý.

Mặc dù cách tốt nhất để xử lý việc thu hồi sản phẩm là tránh hoàn toàn việc thu hồi sản phẩm, nhưng bạn vẫn nên chuẩn bị sẵn một kế hoạch thu hồi từ lâu trước khi có thể cần đến, bao gồm nhóm thu hồi, quy trình thu hồi và chiến lược quản lý việc thu hồi.

Thu hồi Sản phẩm là gì?

Thu hồi sản phẩm là hành động của một công ty nhằm thu hồi sản phẩm do lỗi hoặc sự cố gây ra vấn đề an toàn cho người tiêu dùng. Trong hầu hết các trường hợp, các công ty tự nguyện đồng ý thu hồi các sản phẩm bị lỗi và chịu trách nhiệm cảnh báo cho công chúng, các nhà bán lẻ, nhà phân phối và đối tác sản xuất về sản phẩm bị thu hồi và rủi ro an toàn sắp xảy ra.

Tất cả mọi thứ, từ những ngọn nến thơm cháy quá nóng đến mức làm vỡ hộp đựng bằng thủy tinh cho đến những chiếc bút chì được bán cho trường học và vô tình đánh dấu khẩu hiệu khuyến khích sử dụng ma túy đều đã bị thu hồi. Tuy nhiên, các sản phẩm thực phẩm, thứ mà chúng ta ăn vào cơ thể, thường tạo ra mối quan tâm lớn nhất của công chúng với khả năng gây ra tác hại nghiêm trọng đối với thương hiệu của công ty và thậm chí là thiệt hại về chủng loại sản phẩm.

Tất cả đã nói, Ủy ban An toàn Sản phẩm Tiêu dùng Hoa Kỳ (CPSC) ban hành các đợt thu hồi không liên quan đến thực phẩm trong khi Cơ quan Thanh tra và An toàn Thực phẩm (FSIS) của Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ (USDA) ban hành các đợt thu hồi đối với các sản phẩm thịt, trứng gia cầm và Thực phẩm Hoa Kỳ và Cơ quan Quản lý Dược phẩm (FDA) thu hồi các mặt hàng thực phẩm khác, bao gồm cả thức ăn cho vật nuôi. Vào năm 2021 , đã có 47 vụ thu hồi sản phẩm thực phẩm được ban hành ảnh hưởng đến hơn 15,5 triệu pound sản phẩm thực phẩm của Hoa Kỳ. Để biết danh sách hiện tại về các vụ thu hồi sản phẩm thực phẩm theo thời gian thực, hãy xem FoodSafety.Gov .

Tại Liên minh Châu Âu , Hệ thống Cảnh báo Nhanh về Thực phẩm và Thức ăn chăn nuôi (RASFF) điều phối việc thu hồi sản phẩm thực phẩm trong khi các quốc gia khác có chính sách và thủ tục thu hồi riêng. Các công ty thực phẩm nên làm quen với luật thu hồi sản phẩm thực phẩm và các hành động pháp lý cần thiết ở các quốc gia mà họ đang kinh doanh trong trường hợp bùng phát an toàn thực phẩm và thu hồi sản phẩm.

Các loại thu hồi thực phẩm

Ở Hoa Kỳ, việc thu hồi thực phẩm được chia thành ba loại khác nhau . Mức độ nghiêm trọng của việc thu hồi được quyết định bởi mức độ tham gia của các cơ quan quản lý cũng như mức độ phản hồi.

Thu Hồi Thực Phẩm Hạng I

Việc thu hồi nghiêm trọng nhất, được dành cho các mặt hàng thực phẩm được coi là có khả năng gây ra các vấn đề sức khỏe nghiêm trọng hoặc thậm chí tử vong. Đây có thể là sản phẩm bị nhiễm mầm bệnh (như E. coli) hoặc chất gây dị ứng không được khai báo.

Thu Hồi Thực Phẩm Hạng II

Một mặt hàng có thể gây nguy hiểm sức khỏe tạm thời hoặc nguy cơ bất lợi nghiêm trọng cho sức khỏe ở xa. Vd: Norovirus trong hải sản.

Thu hồi Thực phẩm Hạng III

Đây là đợt thu hồi thường liên quan đến việc dán nhãn sai hoặc đóng gói không đúng, vi phạm các quy định nhưng không có khả năng gây rủi ro cho sức khỏe. Chẳng hạn, một sản phẩm được dán nhãn sai trọng lượng. Hoặc là hữu cơ khi nó không phải là. Hầu hết các vụ thu hồi thực phẩm cấp III đều do công ty thực phẩm tự nguyện khởi xướng.

3 lý do tại sao bạn nên quản lý việc thu hồi sản phẩm

Một số công ty nghĩ rằng việc trì hoãn hoặc bỏ qua việc quản lý việc thu hồi tiềm năng, đặc biệt là thu hồi đối với một vấn đề tương đối nhỏ, sẽ cho phép vấn đề được giải quyết.

Trong thực tế, điều đó hiếm khi xảy ra. Việc trì hoãn hoặc phản ứng một cách không có kế hoạch hoặc không được quản lý đối với lỗi sản phẩm chắc chắn sẽ tạo ra nhiều vấn đề hơn, nhiều trách nhiệm hơn và có khả năng gây tổn hại không thể khắc phục đối với danh tiếng của công ty bạn.

Uy tín thương hiệu

Ngay cả trong trường hợp xấu nhất, việc quản lý thu hồi sản phẩm có thể bảo vệ danh tiếng của công ty, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và giúp phục hồi kinh tế lâu dài.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty thực phẩm. Người tiêu dùng tin tưởng rằng các sản phẩm họ ăn là an toàn, nếu không học cách khác về cơ bản có thể phá vỡ niềm tin của họ trong nhiều thập kỷ tới. Ví dụ, đợt bùng phát vi khuẩn E. coli năm 1996 tại một cơ sở chế biến nước ép táo của bang Washington đã tạo ra sự mất lòng tin kéo dài đối với các sản phẩm táo của bang Washington, đặc biệt là nước trái cây, trong nhiều năm sau khi sản phẩm bị ô nhiễm bị thu hồi và các vấn đề dẫn đến đợt bùng phát đã được giải quyết.

Quản lý sai việc thu hồi sản phẩm có khả năng làm cho sự cố trở nên tồi tệ hơn nhiều so với những gì đáng lẽ phải xảy ra. Đặc biệt với sự ra đời của phương tiện truyền thông xã hội, việc quản lý thu hồi sản phẩm được thực hiện kém có thể nhanh chóng bị công chúng kích động và gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho hình ảnh của thương hiệu. Có tới 55% người tiêu dùng cho biết họ sẽ tạm thời chuyển đổi nhãn hiệu do thu hồi thực phẩm và 15% cho biết họ sẽ không bao giờ mua sản phẩm đó nữa.

Mặt khác, việc thu hồi được quản lý tốt và ứng phó quản lý khủng hoảng hiệu quả không chỉ có thể hạn chế tác động của sự kiện an toàn thực phẩm mà cuối cùng còn tạo dựng được danh tiếng của công ty. Cách một công ty xử lý việc thu hồi thực phẩm có thể xây dựng cầu nối để khắc phục thiệt hại mà chính sự kiện đó gây ra.

Rủi ro sức khỏe cộng đồng

Trọng tâm của việc thu hồi sản phẩm là rủi ro sức khỏe cộng đồng, điều mà các công ty phải luôn đặt lên hàng đầu khi xây dựng chiến lược quản lý thu hồi.

Đôi khi, các công ty quá lo lắng về trách nhiệm pháp lý tiềm tàng của mình đến mức họ chần chừ và nhanh chóng phản ứng thích hợp với việc thu hồi sản phẩm. Nhưng một sản phẩm không an toàn tồn tại trên thị trường càng lâu thì nó càng gây ra nhiều rủi ro tiềm ẩn. Ngoài ra, nếu một công ty thực sự bị kiện, thì điều đó sẽ giúp họ tránh được những thiệt hại do trừng phạt nếu họ có thể cho thấy doanh nghiệp đã xem xét vấn đề một cách nghiêm túc, nhanh chóng và ngay lập tức hành động để ngăn chặn rủi ro.

chi phí kinh doanh

Việc quản lý thu hồi sản phẩm nên được tiếp cận với triết lý ‘chi phí kinh doanh’. Đây là một khoản chi phí mà một doanh nghiệp phải gánh chịu trong quá trình tiến hành kinh doanh, cách họ quản lý quy trình có thể ảnh hưởng cơ bản đến các chi phí tiềm tàng.

Khi xảy ra việc thu hồi thực phẩm, có nhiều chi phí phát sinh. Có giá trị thay thế của sản phẩm bị mất nhưng cũng có nhiều biến số tùy thuộc vào sản phẩm và điều gì đã xảy ra. Chi phí dán nhãn và vận chuyển, quan hệ công chúng, thiết lập đường dây nóng tạm thời cho người tiêu dùng, phí pháp lý, phí tư vấn an toàn thực phẩm, chi phí bổ sung liên quan đến làm sạch, vệ sinh và khắc phục sự cố dẫn đến thu hồi cũng như mọi khoản phí phòng thí nghiệm, tiền phạt và thậm chí cả tiền làm thêm giờ của nhân viên là tất cả các chi phí có thể sẽ xảy ra.

Mức độ chuẩn bị của công ty bạn đối với sự kiện thu hồi sản phẩm có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí cuối cùng cho việc ứng phó.

10 bước thực hiện trong một vụ thu hồi sản phẩm thực phẩm

Trong trường hợp thu hồi sản phẩm, công ty thực phẩm nên có kế hoạch ứng phó. 10 bước sau đây sẽ giúp một công ty vượt qua thành công những ngày căng thẳng sau khi ban hành lệnh thu hồi sản phẩm.

Xác định nguyên nhân triệu hồi

Sau khi bắt đầu thu hồi sản phẩm, công ty phải đệ trình chiến lược thu hồi sản phẩm của mình cho cơ quan quản lý (tại Hoa Kỳ, cơ quan này sẽ là FDA hoặc FSIS). Việc xác định nguyên nhân của việc thu hồi phải là ưu tiên ngay lập tức vì chỉ khi xác định được nguyên nhân thì công ty mới có thể chủ động tiến tới khắc phục sự cố và tiếp tục kinh doanh.

Khắc phục sự cố hoặc lỗi thiết kế

Giải quyết nguyên nhân gây ra sự cố, cho dù đó là thay thế thiết bị cũ, bị lỗi, tìm nguồn cung ứng sản phẩm từ nhà cung cấp mới hay quy trình khử nhiễm và làm sạch quan trọng.

Hãy chắc chắn rằng vấn đề thực sự đã được khắc phục. Việc thu hồi sản phẩm lặp đi lặp lại có thể là đòn chí tử cuối cùng đối với một công ty đang vật lộn để tồn tại sau sự kiện thu hồi.

Xác định các bên liên quan có liên quan

Chuỗi thức ăn rất phức tạp. Việc thu hồi sản phẩm, đặc biệt nếu mặt hàng đó được sử dụng như một thành phần trong các sản phẩm khác, có thể ảnh hưởng đến nhiều bên liên quan sở hữu chuỗi cung ứng thực phẩm.

Đảm bảo xác định các đối tác phân phối, cửa hàng bán lẻ cũng như bất kỳ công ty nào có thể đang sử dụng mặt hàng bị thu hồi trong sản phẩm của họ.

Bắt đầu kế hoạch truyền thông khủng hoảng của bạn

Một kế hoạch truyền thông về khủng hoảng nên được thiết lập trước khi xảy ra sự cố thu hồi sản phẩm thực tế.

Nó nên bao gồm lý do tại sao kế hoạch là cần thiết và mục tiêu cuối cùng của kế hoạch là gì, nhóm truyền thông khủng hoảng và vai trò của họ, các thông điệp chính sẽ được chuyển tiếp trong cuộc khủng hoảng, quy trình truyền thông nội bộ xác định cách nhân viên nhận thông tin, liên hệ và danh sách truyền thông và các hướng dẫn cũng như danh sách kiểm tra để hỗ trợ quy trình trong suốt thời gian khủng hoảng.

Duy trì uy tín

Duy trì uy tín là một mục tiêu quan trọng của bất kỳ kế hoạch quản lý thu hồi thực phẩm nào nhưng nó cũng có thể là một mục tiêu khó đạt được, đặc biệt là khi các khoản tiền phạt và các vụ kiện có thể xảy ra. Tuy nhiên, về lâu dài, sự trung thực và thẳng thắn sẽ giúp ích rất nhiều trong việc sửa chữa những thiệt hại do thu hồi sản phẩm.

Tập trung nhiều vào kế hoạch truyền thông khủng hoảng của bạn, ghi nhớ thông điệp chính và những điều cần rút ra. Cân nhắc việc thuê trợ giúp quan hệ công chúng, ngay cả khi chỉ để tạm thời ứng phó với khủng hoảng.

Đưa ra Tuyên bố và Bắt đầu Thu hồi

Khi một công ty đã biết về một vấn đề an toàn, họ cần nhanh chóng đưa ra thông cáo báo chí và tiến hành thu hồi. Trì hoãn quá trình thông báo và thu hồi có thể gây ra thiệt hại đáng kể cho danh tiếng của thương hiệu, dẫn đến bị phạt tiền và thậm chí bị truy tố hình sự.

Đề nghị hoàn lại tiền

Cung cấp một khoản hoàn lại đầy đủ, ngay cả đối với một mặt hàng tương đối rẻ tiền, là một chặng đường dài để khôi phục niềm tin của người tiêu dùng đối với sản phẩm và thương hiệu của bạn. Đảm bảo thiết lập một dòng thông tin và tạo một quy trình dễ dàng để yêu cầu hoàn tiền.

Xử lý hậu cần thu hồi

Hoạt động hậu cần thu hồi về cơ bản yêu cầu bạn xử lý ngược lại chuỗi cung ứng của mình. Điều này bao gồm sắp xếp việc vận chuyển bất kỳ hàng trả lại nào, sắp xếp việc lấy hàng và dành không gian nhà kho để chứa sản phẩm. Đảm bảo lưu giữ các báo cáo về chuỗi hành trình sản phẩm để chứng minh chính xác rằng sản phẩm bị thu hồi đã được trả lại. 

Lập kế hoạch giới thiệu lại sản phẩm

Việc giới thiệu lại sản phẩm có thể là một vấn đề tế nhị sau khi thu hồi, nhưng những nỗ lực bạn đã thực hiện khi bắt đầu quy trình sẽ hỗ trợ việc giới thiệu lại thành công.

Ví dụ: biết vấn đề đã xảy ra là gì hoặc như thế nào và có tài liệu rõ ràng về các bước mà công ty của bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề sẽ tạo niềm tin cho việc giới thiệu lại thành công. Điều đó nói rằng, bạn vẫn có thể cần phải đánh giá lại chiến lược tiếp thị của mình cho sản phẩm và điều chỉnh khi cần thiết.

Sửa chữa thiệt hại thương hiệu

Việc khắc phục thiệt hại về thương hiệu phức tạp hơn nhiều so với việc chỉ đơn giản tuyên bố rằng bạn đã giải quyết vấn đề và đã hoạt động trở lại. Tham khảo ý kiến với nhóm tiếp thị của bạn và thậm chí là nhà tư vấn quan hệ công chúng để xây dựng chiến lược xây dựng lại niềm tin cho thương hiệu.

6 bước thực hiện để tránh thu hồi sản phẩm trong ngành thực phẩm

Mặc dù có một kế hoạch quản lý thu hồi tại chỗ là rất quan trọng trong trường hợp không may xảy ra việc thu hồi sản phẩm thực phẩm, nhưng chiến lược tốt nhất để ngăn ngừa thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn do thu hồi sản phẩm là tránh để xảy ra ngay từ đầu.

Dưới đây là sáu bước cần thực hiện để hạn chế rủi ro thu hồi của bạn.

Xác định rủi ro và mối nguy tiềm ẩn

Tạo đánh giá lỗ hổng cho doanh nghiệp và quy trình của bạn. Xác định bất kỳ khu vực quan tâm tiềm năng nào, ví dụ như nơi có thể xảy ra lây nhiễm chéo với chất gây dị ứng hoặc các khu vực có khả năng đưa mầm bệnh vào, như dây chuyền giặt và đóng gói.

Đầu tư vào đào tạo nhân viên

Hệ thống an toàn thực phẩm tốt nhất trên thế giới sẽ không mang lại lợi ích gì cho bạn nếu nhân viên của bạn không được đào tạo bài bản về cách sử dụng nó và sau đó được quản lý để đảm bảo họ thực hiện khóa đào tạo của mình. Đầu tư vào hệ thống đào tạo và danh sách kiểm tra nhiệm vụ.

Dán nhãn đúng mọi thứ

Ghi nhãn sai hoặc thiếu thường được xác định là thủ phạm của việc thu hồi sản phẩm.

Mua bảo hiểm thu hồi sản phẩm

Bảo hiểm thu hồi sản phẩm sẽ giúp bù đắp tổn thất hàng tồn kho của bạn và trang trải chi phí thực hiện các thủ tục thu hồi.

Tạo quy trình kiểm tra cho nhà cung cấp

Bạn có nguy cơ bị nhiễm bẩn từ các sản phẩm của nhà cung cấp. Lập quy trình kiểm tra cho tất cả các nhà cung cấp của bạn, chẳng hạn như yêu cầu xem kế hoạch quản lý an toàn thực phẩm của họ.

Nhận đúng thiết bị và sử dụng đúng cách

Thiết bị bị lỗi, cũ hoặc không phù hợp có thể dẫn đến các vấn đề về an toàn thực phẩm.

Triển khai truy xuất nguồn gốc toàn bộ sản phẩm

Truy xuất nguồn gốc là một công cụ mạnh mẽ mới mà nông dân, nhà chế biến và công ty thực phẩm có thể sử dụng để hiểu rõ hơn về chuỗi cung ứng của họ. Khả năng truy xuất nguồn gốc giúp quản lý sự kiện thu hồi khi nó xảy ra nhưng cũng ngăn chặn sự bùng phát về an toàn thực phẩm ngay từ đầu.

Phần mềm quản lý trang trại AGRIVI cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc sản xuất hoàn chỉnh thông qua báo cáo tuân thủ và bảng điều khiển dựa trên khả năng truy xuất nguồn gốc, cho phép hiểu rõ ràng về tất cả các thực hành trang trại và đầu vào được áp dụng. AGRIVI cho phép nông dân và các công ty thực phẩm ghi lại và xác định các hoạt động quan trọng có rủi ro cao, chẳng hạn như thời điểm thu hoạch chính xác để tránh dư lượng thuốc trừ sâu có hại trên cây trồng.